Service für Amtsstellen

Die Anbietungspflicht betrifft Unterlagen, die keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegen und auch nicht mehr für laufende Dienstgeschäfte benötigt werden. Aufbewahrungsfristen benennen die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen bei der ablieferungspflichtigen Stelle.

So lange Aufbewahrungsfristen gelten, sollten die Unterlagen in der jeweiligen Amtsstelle verbleiben. Im Intranet sind die Aufbewahrungsfristen im Modul Aktenplan hinterlegt. Die periodische Anbietung betrifft alle Unterlagen und erfolgt in grösseren Einheiten, z.B. Akten bestimmter Jahre einer Abteilung. Dies beinhaltet auch besonders schützenswerte Personendaten, elektronische Akten, Datenbanken, Pläne und Karten oder audiovisuelle Medien.

Unterlagen dürfen gemäss Archivgesetz nicht ohne vorhergehende Zustimmung des Landesarchivs vernichtet werden.

Niemand kennt die Akteninhalte und die Arbeitsprozesse innerhalb einer Institution besser als die Mitarbeitenden selbst, deswegen sind wir dankbar für Ihre Expertise. Die Unterlagen prüfen und bewerten wir gerne gemeinsam bei Ihnen vor Ort. Nach archivwissenschaftlichen Grundsätzen wählen wir Unterlagen aus, die aus rechtlichen, administrativen oder historischen Gründen notwendig sind, um Rechte zu wahren, Lebensgrundlagen zu erhalten und um die Geschichte zu erforschen.

Wir bitten Sie, die archivwürdigen Unterlagen bereits bei Aktenabschluss als "archivwürdig" zu kennzeichnen, da dies die spätere Bewertung massgeblich erleichtert. 

Für Fragen zur Bewertung und für Terminvereinbarungen zu Beratungen steht das Team des Fachbereichs Überlieferungsbildung unter [email protected] zur Verfügung.

Nach gemeinsam erfolgter Bewertung bereiten Sie die als archivwürdig definierten Unterlagen für die Ablieferung vor. Das Informationsblatt zu Aussonderung und Ablieferung enthält die wichtigsten Informationen über die Aufbereitung physischer Unterlagen. Nicht als archivwürdig bewertete Unterlagen können nun vernichtet werden.  

Die abzuliefernden Akten erfassen Sie in einer von uns unten Verfügung gestellten Ablieferungsliste. Den Transport ins Landesarchiv organisieren wir anschliessend gerne für Sie. Wir werden Ihnen eine Akzessionsnummer (Referenznummer für die Ablieferung) mitteilen, die Sie bitte bei der Abholung der Akten durch die Internen Dienste der Ablieferung beilegen. 

Als abliefernde Stelle sind sie jederzeit berechtigt, auf Ihre eigenen Unterlagen zugreifen. Für dienstliche Zwecke können Sie diese Akten auch ausleihen. Die dafür vorgesehenen Bestellformulare können Sie gerne bei uns anfragen. Die Zusendung und Rückgabe der Unterlagen erfolgt über die Internen Dienste.

Für die Einsicht in Akten, die nicht von der eigenen Amtstelle stammen und noch laufende Aufbewahrungsfristen haben, muss die Einwilligung für die Akteneinsicht der aktenproduzierenden Stelle vorliegen.